Een evenement organiseren kan nogal wat uitdagingen met zich meebrengen. Zeker als u besluiten om een buitenevenement te geven met een tent. U bent niet alleen afhankelijk van de weersomstandigheden, maar ook van de locatie. Wat voor ondergrond heeft de locatie en zijn er voldoende parkeergelegenheden? En wat voor tent hebt u nodig? Wij stellen een checklist voor u samen, zodat u niets over het hoofd ziet tijdens het plannen van uw evenement.
Maak een draaiboek voor uw evenement
Een goede voorbereiding is het halve werk. Met een draaiboek kunt u gedetailleerd in een document al uw planningen vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan alle activiteiten en verantwoordelijkheden die bij het evenement komen kijken. Het draaiboek is daarom ook ideaal om uw evenement soepel te laten verlaten en om als leidraad aan te houden.
In een draaiboek beschrijft u een duidelijke omschrijving van elke activiteiten, uw gasten en het tijdsbestek van uw evenement. Daarnaast schrijft u voor alle betrokkenen hun taken op, stap voor stap uitgewerkt. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat iedereen zijn taak kent.
Kies de geschikte tent
Een ander belangrijk aspect is het kiezen van de tent. Een tent huren is gelukkig helemaal niet lastig, maar u wilt natuurlijk wel een tent kiezen die bij uw evenement past. Een tent die niet aansluit bij uw evenement, kan namelijk al snel een domper zijn op uw feest. U wilt namelijk geen open partytent huren, als het buiten aan het vriezen is.
Bij Peters Tentenverhuur kijken we graag met u mee tijdens het uitzoeken van een tent. Onze jarenlange ervaring zorgt ervoor dat wij als geen ander begrijpen wat een tent dient toe te voegen aan een feest. Deel daarom ook zeker al uw wensen, zodat u verzekerd bent van de perfecte tent. Bij ons kunt u terecht voor verschillende soorten tenten, waaronder feesttenten voor groepen van verschillende grootten.
Checklist voor uw evenement
Naast een draaiboek is een checklist ook zeker aan te raden voor uw evenement. Door uw checklist tot op het laatste moment af te werken, bent u ervan verzekerd dat niets vergeet tijdens het evenement. Ideaal natuurlijk, want niets is zo vervelend als dat er iets in de soep loopt, terwijl het niet nodig was geweest. Hoe stelt u nu de beste checklist samen? Wij hebben voor u alvast een checklist gemaakt, zodat u verzekerd bent dat u de belangrijkste aspecten niet vergeet.
Voorbereiding en planning
⃝ Het soort evenement bepalen
⃝ Planning aantal gasten maken
⃝ Locatie selecteren (toegankelijkheid, vergunningen, ondergrond)
⃝ Budget berekenen en vaststellen
Tentselectie en opzet
⃝ Type tent kiezen (partytent, stretchtent, spantent, etc.)
⃝ Ondergrond controleren (gras, asfalt, zand, etc.)
⃝ Weersomstandigheden bekijken (verwarming, ventilatie, regendichtheid)
⃝ Opbouw en afbouw plannen
Inrichting en decoratie
⃝ Meubilair kiezen en regelen (stoelen, tafels, loungesets, statafels)
⃝ Decoratie uitkiezen (verlichting, bloemen, thema-items, tafeldecoraties)
⃝ Podium en techniek (geluid, microfoons, audiovisuele apparatuur)
⃝ Tentvloer overwegen (bijvoorbeeld houten vloer of tapijt)
Catering en dranken
⃝ Catering regelen (buffet, foodstations, diner of hapjes)
⃝ Drank regelen (open bar, consumptiemunten, mix)
⃝ Barpersoneel en benodigdheden (koeling, glaswerk, dispensers)
Vergunningen en regelgeving
⃝ Vergunningen aanvragen bij de gemeente
⃝ Brandveiligheidseisen checken en naleven
⃝ Geluidsnormen controleren en naleven
Faciliteiten en voorzieningen
⃝ Toiletten regelen (mobiele toiletten of aangesloten sanitair)
⃝ Stroomvoorziening (generatoren of vaste aansluitingen)
⃝ Verlichting binnen en buiten de tent
⃝ Verwarming of ventilatie (afhankelijk van de weersomstandigheden)
Entertainment en activiteiten
⃝ Entertainment boeken (band, DJ, spreker, artiest, etc.)
⃝ Activiteiten organiseren (games, workshops, presentaties)
⃝ Tijdschema opstellen voor optredens en activiteiten
Communicatie
⃝ Uitnodigingen versturen (kaartje of digitaal)
⃝ Gastenlijst samenstellen
⃝ Contactpersoon aanwijzen voor vragen tijdens het evenement
Op de dag zelf
⃝ Controle van opbouw en inrichting
⃝ Laatste check van geluid, licht en catering
⃝ Gasten verwelkomen en begeleiden\
⃝ Genieten!
