Uitdagingen en preventiemaatregelen om rekening mee te houden bij een bijeenkomst in een tent

Als u een bijeenkomst in een tent wilt organiseren, dan komen er al snel flink wat zaken bij kijken. In Nederland kunt u bijvoorbeeld niet zomaar ergens een tent plaatsen, zonder vooraf de benodigde vergunningen op zak te hebben. Daarnaast krijgt u te maken met verschillende veiligheidsaspecten. Een goede naleving is daarom van immens belang, maar met welke aandachtspunten dient u rekening te houden?

De juiste voorbereiding voor uw bijeenkomst

Tijdens de voorbereiding is het van belang om te bekijken of u de juiste vergunningen op zak hebt. Om de juiste vergunningen te regelen is het belangrijk om bij de gemeente de regels voor uw bijeenkomst na te gaan. Dit kan variëren van een evenementenvergunning tot aan speciale bouw- en brandveiligheidseisen.

U dient daarom bij de gemeente ook een heldere en duidelijke plattegrond in te dienen, waarop de locatie van de tent, de nooduitgangen, blusmiddelen en andere belangrijke veiligheidsvoorzieningen zijn weergegeven.

Kies voor een geschikte tent

Het kiezen van de juiste tent is van groot belang voor uw bijeenkomst. Het is hierbij wel belangrijk dat u kiest voor een tent die voldoet aan de geldende veiligheidsnormen en een certificering voor brandveiligheid. En die natuurlijk past bij uw evenement en gasten. Wanneer u kiest voor het huren van een tent bij Peters Tentverhuur, dan bent u gegarandeerd van alle veiligheidseisen. Wij bieden zowel feesttenten als bijvoorbeeld podiumtenten.

Deze veiligheidseisen zijn niet alleen belangrijk voor het ontvangen van een vergunning, maar ook voor de veiligheid van uw gasten.

De ondergrond van uw bijeenkomst

De ondergrond van de locatie is ook zeker stof om over na te denken. Het is namelijk erg belangrijk om de tent op een vlakke en stabiele ondergrond te laten plaatsen. Hierdoor voorkom je struikelgevaar, wat natuurlijk van belang is voor de veiligheid van uw gasten.

Daarnaast is het uiteraard van belang om rekening te houden met de weersomstandigheden. Tijdens de natte dagen kunt u het beste kiezen voor een vloer, waardoor een glibberige vloer voorkomen wordt.

Toegankelijkheid voor hulpdiensten

Het is van immens belang dat uw bijeenkomst toegankelijk is voor de hulpdiensten. Brandweer, politie en ambulance dienen uw locatie gemakkelijk te kunnen bereiken. Bovendien is het verplicht om een duidelijk calamiteitenplan op te stellen. In dit calamiteitenplan dient u duidelijkheid te geven over een eventuele evacuatie procedure en afspraken over de inzet van BHV’ers (bedrijfshulpverleners).

Zorg daarnaast voor een goede EHBO-uitrusting, op een zichtbare plek. Hierdoor weten uw gasten direct waar ze in nood moeten zijn.

Veiligheid tijdens het evenement

Het is belangrijk om tijdens het evenement een doorlopende verantwoordelijkheid op u te nemen. Het is hierbij van belang dat u regelmatig checkt of de gemaakte afspraken goed worden nageleefd. Je kunt hierbij gebruikmaken van regels die je vooraf hebt geplaatst in een draaiboek.

Maak bijvoorbeeld tijdens uw bijeenkomst geen gebruik van open vuur of apparatuur die vonken kunnen veroorzaken. Denk hierbij aan vuurkorven, fakkels of barbecues. Heeft u toch warmtebronnen nodig om uw gasten te verwarmen? Maak dan gebruik van verwarmingselementen. Wij kunnen u hier verder over informeren.

Maximaal aantal bezoekers

Een gastenlijst is niet alleen belangrijk zodat u weet wie er langskomt, maar ook om de veiligheid van uw bijeenkomst te reguleren. Het is namelijk van belang dat de maximale capaciteit van de gehuurde tent niet overschreden wordt. Te veel gasten kunnen namelijk de veiligheid tijdens een calamiteit of een evacuatie bemoeilijken.

Door het aantal gasten tijdens uw bijeenkomst goed te reguleren, voldoet u aan de gestelde veiligheidseisen. Controleer daarom ook tijdens de bijeenkomst dat de maximale capaciteit van de tent niet overschreden wordt. Eventueel kunt u iemand bij de ingang van de tent plaatsen om het aantal bezoekers te reguleren.

Tent huren bij Peters Tentenverhuur

Wilt u een tent huren bij Peters Tentenverhuur? Dan delen wij graag al onze expertise met u. Op deze manier bent u verzekerd van een veilig evenement en weet u direct welke vergunningen u aan dient te vragen. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.