Een complete gids voor het plannen van een succesvol evenement

Een evenement organiseren kan een flinke uitdaging zijn. Zeker als u geen ervaren evenementenplanner bent, dan kunt u mogelijk door de bomen het bos niet meer zien. Gelukkig is het plannen van een leuk evenement helemaal niet zo lastig als het lijkt. We helpen u graag op weg in het organiseren van een geweldig evenement. Of u nu een bruiloft, een bedrijfsfeest, een optreden of een ander evenement aan het organiseren bent, ontdek hoe u een succesvol evenement plannen kunt met onze tips.

Een succesvol evenement organiseren

Als u een evenement gaat organiseren, dan wilt u dit natuurlijk in goede banen leiden. Zeker op het moment dat u een festival wilt plannen, is een goede voorbereiding van groot belang. Weet u de locatie waar het evenement georganiseerd wordt? Dan bent u er nog niet. U moet bijvoorbeeld kiezen voor de juiste feesttent, maar ook voor catering, meubilair, een dansvloer en nog veel meer.

Als u begint met het plannen van een festival, houdt dan moet u rekening houden met de volgende punten:

1. Zorg dat u offertes ontvangt

Het begint natuurlijk allemaal met het aanvragen van offertes. De prijs van de totaalkosten is namelijk van groot belang. U wilt natuurlijk niet voor onverwachte verrassingen komen te staan. U dient offertes aan te vragen voor verschillende aspecten. Denk bijvoorbeeld aan de catering, muziek, tenten, de locatie, hulp bij de opbouw en nog veel meer. Door offertes aan te vragen weet u zeker dat de kosten haalbaar zijn voor uw festival.

2. Kies voor verzekeringen

Op het moment dat u akkoord gaat met de offertes, is het van belang om te kiezen voor een aantal belangrijke verzekeringen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering. Door goed verzekerd te zijn bent u beschermt tegen eventuele onverwachte onkosten.

3. Stel een draaiboek samen

Het maken van een draaiboek voor uw event is zeker geen overbodige luxe. Door middel van een draaiboek weten alle deelnemers welke verantwoordelijkheden hun toebedeeld zijn. Bovendien optimaliseert u hierdoor de communicatie, wat u natuurlijk wilt bereiken tijdens het organiseren van uw event. U kunt eventueel ook gebruikmaken van een dagvoorzitter.

4. Ontwerp flyers en uitnodigingen

Save the date! Als u akkoord gaat met alle offertes en het draaiboek gereed, dan kunt u starten met het organiseren van het festival. Een belangrijke start is om te starten met het uitnodigen van de gasten. Ben op tijd met uitnodigen, zodat uw publiek ruim de tijd heeft om een bezoekje te plannen.

5. Kies voor de juiste publiciteit

De juiste promotie is natuurlijk van groot belang voor het organiseren van succesvol festival. Het kan hierbij een goede idee zijn om dit uit te besteden. Het maken van een goede promotie is namelijk een expertise, waarbij diverse tools van belang zijn.

6. Zorg voor sfeer en beleving

Op elk feestje is sfeer en beleving van groot belang. Dit zit natuurlijk niet alleen in de optredens die u organiseert, maar ook in de verlichting en de aankleding. Een locatiebezoek vooraf is daarom van groot belang. Op deze manier kunt u bekijken welke inrichting en ondergrond het beste past bij uw evenementenlocatie.

Kies voor een goede tentverhuur

Of u nu kiest voor een festival of een bedrijfsfeest, de juiste tent voor uw evenement is van groot belang. U wilt namelijk niet dat gasten of bezoekers in de regen allemaal richting huis vertrekken. Op het moment dat u een tent wilt huren, dan is het belang om juist advies in te winnen. Op deze manier weet u zeker dat u de juiste tent kiest voor uw gelegenheid.

Bij Peters Tentenverhuur helpen we u graag met het kiezen van de juiste tent voor uw feesten. Neemt u gerust contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of advies op maat voor uw bedrijfsevenement of prive feest.